En la administración de edificios y condominios, el cumplimiento laboral no es un aspecto accesorio. Es una responsabilidad directa del empleador, y en el caso de las comunidades, una obligación que debe gestionarse con orden, continuidad y precisión.
Desde la experiencia de SADE, con 38 años administrando edificios de alto estándar en Santiago, hemos visto que uno de los puntos más sensibles —y a la vez más descuidados— es el registro electrónico laboral ante la Dirección del Trabajo.
Registro del contrato de trabajo: plazos claros
Una vez que el contrato de trabajo ha sido correctamente escriturado y firmado por las partes, el empleador debe cumplir con una obligación concreta:
- Registrar el contrato en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo
- Dentro de los 15 días siguientes a su celebración
Así lo establece expresamente el Artículo 9 bis del Código del Trabajo. Este registro no es opcional ni meramente administrativo: forma parte del cumplimiento legal básico de toda comunidad que actúa como empleadora.
La obligación de mantener un registro electrónico laboral vigente
El deber de mantener un registro electrónico laboral actualizado se encuentra reforzado por el Artículo 515 del Código del Trabajo, el cual señala que:
Todo empleador deberá mantener registrado en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo una dirección de correo electrónico, la cual se considerará vigente para todos los efectos legales, mientras no sea modificada en el mismo sitio.
Para una comunidad, este punto es crítico. El correo electrónico registrado es el canal oficial a través del cual la Dirección del Trabajo realiza notificaciones formales.
¿Qué información debe mantener actualizada una comunidad?
Desde la práctica diaria en administración de condominios, es fundamental que el registro electrónico laboral incluya y mantenga actualizada, al menos, la siguiente información:
- Contratos de trabajo
- Anexos de contrato
- Terminaciones de contrato
- Comunicaciones de término de relación laboral
- Correo electrónico del empleador (la comunidad)
Este último punto es especialmente relevante, ya que a través de ese correo la Dirección del Trabajo notificará:
- Inicio de procesos de fiscalización
- Solicitudes de documentación
- Notificación de multas
- Citaciones o comparecencias
Un correo desactualizado o mal gestionado expone a la comunidad a riesgos innecesarios.
Terminaciones de contrato y acceso a la información
El Artículo 9 bis también establece que el empleador debe registrar no solo el contrato de trabajo, sino también las terminaciones de contrato y las comunicaciones asociadas a dicho término.
Adicionalmente, la normativa faculta a la Dirección del Trabajo para extraer los datos y registros laborales aportados por el empleador desde su sitio electrónico, previo requerimiento de los tribunales laborales.
Por ello, la consistencia y trazabilidad de la información registrada no es un detalle: es una condición básica de una administración responsable.
Orden laboral como parte de una buena administración
En comunidades residenciales y edificios corporativos, el cumplimiento laboral no se improvisa. Requiere sistemas claros, seguimiento permanente y conocimiento normativo, especialmente en comunas de alta exigencia como Las Condes, Vitacura, Lo Barnechea, Ciudad Empresarial y Providencia.
En SADE entendemos que una buena administración comienza por hacer bien lo esencial.
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